参加完一次精彩的会议后,与会人员带着新的精力,清晰的待办事项清单和明确的方向离开。但是,在参加amediocre聚会之后,与会者可能会怀疑这是否值得花时间。
好消息: 成功会议的许多要素可以提前完成。但是,如果没有这些,错误肯定会发生。以下是工作场所会议可能会出现的四种方式,以及你可以做些什么来避免它们:
伟大的会议很少有机地发生。相反,它们是精心计划的结果。确保明确定义所有目标并制定详细的议程。自发讨论的空间很好。但是,制定议程将有助于确保您及时实现目标。
接下来,花点时间考虑一下物流,例如座位安排,电源插座和补充材料,例如powerpoint演示文稿或讲义。制定一份经常需要的清单,并在每次会议之前对其进行审查。
当发言者在议程上时,考虑提前几天要求他们的说明。这种安排将允许你们双方在必要时调整任何内容,并避免不必要的意外。
如果没有人负责,会议很容易偏离轨道,浪费时间。
为了避免这种情况,请指派一位领导者,他可以强化会议上阐述的伟大想法,减少离题的对话,帮助进一步积极的讨论并安排后续活动。
经常在会议上讨论有争议的话题。为了避开潜在的不愉快反应,请与最直言不讳或最有影响力的团队成员一对一,以评估可能的反应。
不管你们是否都在同一页上,你将能够更好地预测和准备问题和意见,否则可能会让你措手不及。
如果没有人做笔记或概述后续任务,即使是最好的会议也将毫无价值。为此,指定一名与会者 (而不是主持人) 进行会议记录。在mostideal场景下,让他或她在会议后向所有与会者发送一份摘要。
当记事员负责会议记录时,随着讨论的进行,主持人还应该记下需要完成的任务。到会议结束时,应分配所有待办事项以及严格的截止日期。
最后,要明白,即使是一个好的会议有时也会走下场。但是这些准则可以帮助您将此类情况降至最低。
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