从议程开始就是您如何在疯狂忙碌的世界中进行有效的会议

主办一次成功的会议涉及几个步骤。从有效的会议议程开始。议程使用以下步骤: 定义目标，消除干扰，鼓励参与-尤其是以行动计划结束。没有有效的会议议程，这一切都是不可能的。

你的会议议程可以说是会议中最重要的部分。这篇文章包含了你可能需要的议程信息的一切。

这是您如何成功创建和设置自己的有效会议议程的方法-无论您使用哪种议程形式。

什么是会议议程？

有效的会议议程只是一个文件，列出了会议期间将讨论的每个项目的顺序。议程在会议之前分发给所有与会者。这个议程应该提前几天提供。

会议前的最短时间是提前24小时。这使与会者有机会计划和准备会议。

会议主持人制定了有效的议程，并与其他人分享。

这位主持人通常是主席，有与会者的意见和反馈。任何团队成员都可以被赋予这一责任。如果您开会讨论在线安全程序，那么IT部门负责人或外部安全顾问将是主持人的更好选择。

会议议程可以是遵循罗伯特秩序规则的正式大纲。

这意味着有效的会议议程将包括诸如订购电话之类的项目以及涵盖新旧业务项目所需的步骤。经典罗伯特的秩序规则是一个很好的格式。

但是，议程不必变得复杂。它可以是一个简单的文档，仅包含一两个项目-以及分配给讨论或投票的适当时间。

确定您希望议程的正式程度取决于会议的目的以及您的业务或团队的需求。例如，团队会议的有效议程可能不如会议或与潜在投资者的会议正式。

两个会议议程的目标是相同的: 告知与会者会议期间将涵盖哪些主题。

您可能还希望将这五个项目列入会议议程:

地点和日期。会议的开始和结束时间。与会者。分配给每个主题的时间。与会者的姓名将领导每个主题的讨论。

会议中需要议程的推理。

议程确保会议富有成效和成功。它是通过完成以下操作来实现的:

减少了浪费的时间和资源。议程指导会议-意味着只讨论重要主题，而不是无关紧要的讨论。它还确保他们按时开始和结束，这样与会者就不会被困在一个没有成效的会议上，可以回去工作。

允许别人说话。如果您邀请了演讲嘉宾或要求团队成员提供最新信息，则议程将为他们提供准备的机会。它还会通知他们何时发言。

鼓励参与。当你的团队知道走进会议会有什么期望时，他们会感觉更舒服。他们有时间思考他们想要解决的问题。结果，他们感到更有价值-这可以帮助提高忠诚度和生产力。

有效的会议议程可确保涵盖重要主题。仅讨论最重要的主题，您可以减少组织内的会议数量。您可以通过电子邮件代替每周的状态会议。您的项目管理系统处理您的团队业务的其余部分。您可以将会议保存在月初或月底。

简而言之，没有议程的会议杂乱无章，浪费时间。你的议程让在场的每个人都知道将要讨论什么。所有团队都会知道他们会被绑住多久。会议将简短、简洁、富有成效。

制定会议议程。

制定会议议程的第一步是确定是否需要任何其他建议。

谁将帮助您计划和准备会议？如果您正在讨论一种新的销售策略-那么您将希望让销售团队的负责人参与会议的计划。

首先，您将确定需要谁来协助您计划会议。您还将决定会议的目标和目的。首先为您的会议建立可管理、可衡量和实用的目标。这些设定的目标将确保您为有效的会议计划奠定基础。

重要的是要注意，您只设置可以在会议时间范围内实现的现实目标。这是有效会议议程的关键。最好实现一个目标-而不是试图解决五个或六个目标。

五个或六个目标将继续拖延会议。更重要的是，目标太多会混淆会议的目的。

模糊会议的目的似乎并不重要。但是，会议的目标将指导您确定会议的重点，议程和参与者。一旦你确定了会议的目标 -- 你就可以确定你是否需要任何人来帮助你规划议程。

如果你需要会议议程的帮助 -- 你会想给你的人一些通知 -- 通常一封电子邮件就足够了。同样-24小时的时间通常就足够了。

你将在制定有效的会议议程时做出的决定。

您是否确定并确定了会议的总体目标？现在是时候在制定会议议程时考虑以下重要决定了。

谁被要求参加这个特定的会议？

参与者需要通过Zoom，Google hang-outs，Outlook等参加实际会议或参加会议。在日历应用程序中跟踪这一点。

将要讨论的项目。

这是将定向到您的团队的信息、组件或操作项目。要完成团队正在努力的成功目标或目标，需要考虑哪些细节？

您将允许在决定或投票之前讨论每条信息多长时间？

估计并确定小组讨论每个项目所需的时间。无论如何都要坚持这个时间表。

会议的日期和时间-共享您的日历。

有一个绝对的日期和时间，永远不要偏离。使用日历之类的调度工具可以消除冗长的电子邮件线程。尽量减少建议和细节。所需要做的就是安排会议的时间，地点和类型。

对于当地人来说，这是一个方便稳定的位置-参与者名单和虚拟团队的其他成员-都很适合议程方面。

如果您需要显示powerpoint演示文稿，那么您将需要正确的装备来同时显示本地和虚拟团队的演示文稿。

如果您的会议在办公室外，请考虑一个中立的位置，每个参与者 (无论是本地的还是虚拟的) 都可以轻松访问该位置。

会议的前期工作。

这包括会议期间将讨论的任何文件、数据或读数。将这些附加到会议议程上，以便与会者可以提前查看。

上面列出的决定项目已成为会议议程的标准。会议议程的其他内容可以包括:

回顾 -- 如果简短的话。

会议的目的、议程和预期结果。

检查每个参与者的进度。

为此目的，在您的站点或日历上构建了一个有关分配任务的AirTable，这很好。应解决上次会议期间设置的任何行动项目。完成了吗？还没做完吗？时间表？

最后议程 -- 审查各项承诺。

这是对与会者在本次会议期间将做什么的快速回顾。记事员或领导对此负责。

管理会议。

您的团队负责人，经理或董事将举行自己的单独团队会议。谁将被邀请参加这次会议？确定并列出您希望参加会议的参与者。把它们列在会议议程上。如果一个人的名字在议程上 -- 他们没有显示 -- 这只会发生一次。

一般来说，你邀请的人越少越好。事实上，你可以选择遵循两个披萨规则 -- 归功于杰夫·贝佐斯 -- 根据嗨，-- 是: “如果一个团队不能吃两个披萨，那就太大了。”

小型会议规则可能不是您可以保留的规则。然而，在计划你的会议时 -- 考虑到你不必邀请每个员工。除非这是你的季度报到会。否则，只有能够帮助您完成会议目标和议程的参与者。

如何确定谁参加。

您是否难以确定需要哪种推荐？以下是您可以快速确定应邀请谁参加会议的方法:

邀请受该主题影响最大的人。

如果您正在讨论如何完成更多的销售-那么您的销售团队应该出席-而不是参与IT或簿记的团队成员。

确定具有知识或专业知识的参与者。

这些应该是可以帮助解决问题或提出新想法，提供数据或共享行业更新的参与者。

谁能提供这个项目的更新？

您的IT部门很可能不知道最近的营销活动的进展。

需要哪些团队成员来做出有助于您的组织实现目标的决策？

如果您的目标是吸引更多的潜在客户，那么您将需要销售和营销部门的领导者。他们是实施新解决方案并监督新方向的人。

询问参与者是否认识任何可以提供帮助的人。

你可能有一个新员工，他有有趣而独特的想法，有助于将任务或项目朝着正确的方向发展。

即使对于例行会议，议程也是一个好主意。

您安排的每次会议都需要定制的议程吗？不一定 -- 但我会的。

请记住，您的员工只参加影响其特定部门或小组的定期会议。更重要的是，在团队和项目中，您可以更动手，而在其他团队和项目中，您可以进行观察。

以一个正在进行的长期项目为例。长期项目不需要新制定的议程。实际上，您可以在项目过程中完全取消一些会议。状态更新会议不需要超过15到30分钟。而是-通过电子邮件或项目管理系统或日历报告跟踪进度。

不同类型的会议议程。

如果你能 -- 保持一个标准的议程 -- 那么团队在开会之前就知道会发生什么，议程也很简单。这使你的会议议程更加有效。每次以相同的顺序讨论相同的项目-是最简单明了的。

考虑到这一点-大多数会议包括以下四个议程项目:

信息。

这些议程项目通常涉及简短的单向演示，该演示将为与会者提供背景信息。参与者只在那里倾听、理解和遵守 -- 当高层做出决定时，就会使用这个过程。换句话说-不征求员工反馈。

咨询。

这些议程项目在尚未作出决定时包括在内。会议主持人可能想征求意见 -- 来自与会人员的反馈或意见。这些议程项目使与会者有机会分享对正在讨论的项目的关切并发表意见。

解决问题。

这些是会议议程项目，目的是提出问题解决方案或决定。您正在从小组的集体智慧和专业知识中收集想法。这些会议是 (快速) 集思广益解决问题的理想平台。

请求帮助。

这类会议议程项目是与会者就个人或专业问题向出席会议的其他人寻求帮助的地方。大多数时候，这些议程项目将成为下次会议的后续行动。将需要更多信息。

所有有效议程中的关键组成部分。

无论您计划的会议类型如何，它都应包含以下关键组件:

项目编号。这只是代表计划讨论议程项目的顺序的数字。主题。只是一个简短的标题，描述了需要讨论的问题。背景。这将是关于正在讨论的问题的任何相关信息。示例包括指向先前操作和先前决策的链接。类别。这是计划的会议类型; 信息，咨询，解决问题，寻求帮助。

会议议程样本: 定期安排的会议。

准备开始制定你自己的会议议程。这是一个简单方便的示例议程，供您用于定期安排的会议。

热身和问候。如果小组不经常开会，您可能希望包括破冰船。审查目的-预期结果。一分钟审查-先前会议的记录。相关信息-部门和公司。审查行动项目的进展。行动计划和上次会议的承诺。还要查看小组在目标方面的进展。讨论并做出决定。本次会议的项目。确定下一步-您的团队-或每个团队的下一步。确定下一次会议的目的和结果。记录员应注意与会者-例如: 社交媒体经理将负责协助他的团队在会议期间做出的那些决定。确定不在小组中的人员需要的任何帮助-分配哪些参与者将进行联系。会议结束时-记录员应审查参与者在会议期间做出的承诺，并发送快速查看电子邮件或slack，如果该信息当时没有日历记录。将会议记录发送给与会者。记录员以电子方式记录了会议记录-可以立即完成。笔记应该直接在屏幕上记录，以便每个人都能看到这些笔记 -- 并实时看到作业。

如果您还有一些灵感: 以下是五个会议议程模板，您可以在计划下次会议时使用:

经典会议议程-办公室365团队会议表格-TidyFormsBusiness会议议程-Vertex42Board会议议程模板-TidyFormsOne-on-one: 30-60-90会议。-Lucd会议

坚持议程，捕捉行动项目。

不管你的议程发展得有多好 -- 它只会有效 -- 如果你适当地遵循它。此外，您还需要在进行过程中捕获动作项目。然后，每个人都将知道下一步该怎么做-以及其他所有人将要发生的事情。

这里有几种方法可以让你坚持你的议程。

会议期间做的笔记通常是由你的助手完成的。这些作为讨论、决定和下一步的书面记录。您将与出席会议的人以及任何无法参加的人共享此信息。如果您始终拥有虚拟选择，那么很少有人会错过会议。每个人都需要在您的议程和工作量中使用相同的工具。如果您使用Office创建了议程，而记录员使用了Google云端硬盘-这是一个问题。让每个人都在同一页上-字面上。相同的系统-相同的工具。参与常设议程项目和讨论主题。你知道十分之九的人在会议上做白日梦吗？因此，通过提出问题或意见，确保在浏览每个主题时鼓励参与。投票或进行投票。参与者提前收到了议程。他们准备了信息，思想和问题。您可能还想使用视觉，如视频、图表和幻灯片演示。您可以通过将参与者配对在一起来处理任务或讨论特定主题来使会议具有交互性。在执行过程中分配操作项。在讨论每个项目时-确保立即跟踪并分配后续行动。讨论时，应正确处理行动项目。不要等到会议结束。不要忘记包括任何指定的具有明确期望的行动项目的截止日期。这将使您的团队负责并富有成效。您可以直接在您的议程中跟踪这些行动项目，以便每个人都可以在需要时参考它们。

结束你的会议。

最后，请确保您不会忽略如何结束会议。

这很容易做到，但是有效地结束会议可以确保会议有效。考虑到这一点 -- 确保你在议程中留出足够的时间来审查任何需要的细节。检查您是否处理了议程中的所有项目并分配了明确定义的操作

在一年中的某个时候 -- 你甚至可能想要进行一次民意调查，看看参与者在会议中喜欢或不喜欢什么。

通过民意测验-您可以了解如何改善会议。考虑使用Twitter和Medium联合创始人Ev Williams所做的 -- “结束回合”。

威廉姆斯写道: “在最后一轮比赛中，你绕过房间，给每个人一个对会议发表评论的机会。”“不允许讨论或来回。人们说话的时间往往不到30秒 (通常少得多)，所以你可以在不到5分钟的时间内结束一场10人的大型会议。“

想想离开你的团队 -- 快乐 -- 而不是有压力。

虽然准备你的议程可能需要一点时间 -- 但这是值得花的时间。它保证你的会议将是有效和富有成效的。

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