小企业主: 这是你需要保留的，这是你可以切碎的

我拥有和管理企业已有十多年了，在企业主身边工作的时间甚至更长。有些企业淹没在文书工作中，而另一些企业则拥有借记卡和装满现金的钱包。一家企业可以在几分钟内制作一年的收据副本，而另一家企业则需要在银行工作时间才能生成摘要。

尽管有些人可能会争辩说，过多的文档不是一件坏事，但它可能会减少花费在生产性业务活动上的时间。那么小企业主如何找到平衡呢？多少文书工作太多或可能不够？

在过去几年中，打印记录的总数急剧下降。砖头和迫击炮的大多数结帐系统都会通过电子邮件向您发送收据; 但让我们面对现实吧-无论如何，我们主要是在网上购物! 小型企业需要保存的大多数文件和文档已经方便地通过电子邮件发送给我们或可供下载。大多数小企业面临的问题是确定什么值得保留，什么可以丢弃。

首先，不要试图保存任何文件的纸质副本。一旦它们落在你手中，扫描并上传到云中。当您的所有文档都在云上时，组织将被简化。当您准备在去年结束时，以下是您应该保存的文档:

银行对账单

大多数银行多年来都可以访问在线对帐单，但是，当您关闭帐户时，该访问权限将被撤销。不要试图记住在关闭帐户之前保存多年的数据，而要使保存所有报表成为年终习惯。

支票和银行存款

并非所有的银行对账单都包含支票和存款的副本。如果您的声明不包含此信息，请在年底下载图像。大多数银行不会永远将这类信息保存在网上，所以要勤于经常保存这些信息。

所有税务文件和信件

美国国税局和大多数州税务机构将几乎完全通过邮件进行沟通。尽管已经打印了这些文档，但请在收到文档后立即扫描它们。记住也要保留你邮寄的任何东西的副本。

纳税申报单和电子文件确认

在我们的数字世界中，甚至不再打印纳税申报表。但这并不意味着您应该忽略保存副本。虽然税务准备人员被要求保存多年的记录，但你不能依赖未来随时可用的访问权限。

收据

保留所有物品的收据是一个繁琐的过程。扫描每张收据，同时仍在收银台。只需几秒钟，然后就会忘记。如果你让你的收据堆太大，它很可能会被忽视，当这个任务最终使它成为你的待办事项清单的顶部时，墨水会褪色。

贷款信息

不是你所有的金融交易都通过你的银行。有时你用一辆车换另一辆车，或者为大笔购买融资。购买和贷款文件对于正确填写税表至关重要。

对大多数企业主的记录保存要求很小; 然而，这并不意味着它们可以被忽视。每个企业主都需要开发一个系统来帮助他们管理纸张和数字跟踪。尽管此过程在当今基于云的世界中非常简单，但仍需要代表所有者采取行动。定期保存这些文档: 它将简化您的业务并节省您的钱。

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