如何举办不会让所有人入睡的会议

上9月，来自运动营养品牌Honey Stinger及其姊妹公司的70多名员工完成了740英里的跋涉。honey Stinger是一家生产蜂蜜产品的运动营养品牌。这个冒险的团体被称为 “世界上最长的员工会议”，花了近三个月的时间穿越了从科罗拉多州南部边界到北部边缘的大陆分水岭。

在荒野中一起记录90天，这提醒人们，并非所有会议都是平等的。营销总监加勒特·马里亚诺 (Garrett Mariano) 在公司博客中写道: “我们的团队共同努力，克服了从森林大火到将自行车推向13,000英尺高的山峰的巨大障碍。”“我们是一支更强大的团队，对彼此有了新的理解和尊重。”

会议已成为创业界的热门话题。特斯拉联合创始人兼首席执行官埃隆·马斯克 (Elon Musk) 在一封泄露给员工的2018电子邮件中表示，大型会议是 “大公司的祸害，随着时间的推移，几乎总是会变得更糟。”马斯克还建议员工 “在明显没有增加价值的情况下，立即退出会议或接听电话。离开不是粗鲁的，是让某人留下来浪费他们的时间。“

设定你的会议策略

13年前我开始开会时，我不担心开会。只有我，最终只有少数员工。我们被引导了，所以没有风投或投资者需要更新。随着我们逐渐在两大洲雇用140多名员工，我不得不对我们如何以及何时进行交流变得更具战略性。

根据toTED的说法，仅在美国，会议每年就浪费约370亿美元。50% 的人说他们发现会议毫无成效，73% 的员工在开会时做其他工作。如果你曾经在电话会议期间写过一份购物清单，你不会惊讶地发现十分之九的人在会议期间也做了白日梦。

我不想浪费我的时间，也不想让我们的员工陷入冗长的会议。毕竟，他们是企业背后的大脑和引擎。然而，很容易陷入会议和登机的滚雪球中。你接受一个邀请，然后接受另一个，然后再接受15个。不知不觉中，您已经进入了日历俄罗斯方块游戏。

策略是一种令人讨厌的会议爬行的解毒剂。围绕会议的方式、时间和频率设定基本规则。制定政策，让人们在没有恐惧或FOMO的情况下 “衰落”，然后坚持下去。每个组织都是不同的，但这就是对我们有用的东西。

1.站起来

举行状态会议或站立会议的前提-参与者依次向小组介绍其任务和进度-似乎是合理的。良好的沟通对于建立企业至关重要。但是，在多天内添加多个项目签入，这种看似无害的做法可能会消耗宝贵的资源。

Basecamp首席执行官兼联合创始人杰森·弗里德 (Jason friede) 2016年写道: “比起状态会议，很难浪费更多的金钱、时间或注意力。”我不确定我会像弗里德在同一篇博客文章中所说的那样称它们为 “祸害”，但我同意它们很少是必要的。

在2018年5月，pinterest工程经理Brian donohue概述了公司正在与其产品工程团队进行测试的为期三天的无会议时间表。软件开发需要很长的集中时间，但是随着公司的发展，会议也是如此。Donohue说，进行一次小的时间表更改很快就会产生很大的结果。超过91% 的pinterest开发人员报告说，转换使他们的工作效率更高，80% 说他们的同事尊重不开会的时间表。

无论是无会议日还是早上不打电话的规则，Donohue的实验都提醒我们，作为企业家，我们可以做出非常规的日程安排选择。你可以站出来平衡不间断的工作时间和必要的团队沟通。

2.走着说出来

马克·扎克伯格 (Mark Zuckerberg) 和理查德·布兰森 (Richard Branson) 是步行会议的粉丝。Twitter的杰克·多尔西 (Jack Dorsey) 也是如此。众所周知，巴拉克·奥巴马 (Barack Obama) 也建议步行会议。

美国人每天平均坐9.3个小时。见面时移动会增强健康和创造力，撕毁等级档案并增加幸福感，以及其他报道的好处。

例如，圣路易斯华盛顿大学的研究人员发现，在会议期间站立或行走的工人的领土较少，更多地参与了讨论。在斯坦福大学的一项研究中，81% 的参与者说，当他们增加运动水平时，他们的创造性思维就会扩大。

我也是同时伸展双腿和大脑的忠实粉丝。我经常和新员工和现任员工一起吃午餐和散步。我们在办公室外互相了解，希望他们认为我不仅仅是 “老板”。

当参与者人数很高或正在发生暴风雪时，步行会议很难，但当条件合适时，步行会议可能是一个很好的选择。

3.给人们一些空间

到2014年，据报道，近70% 的办公室都有开放式平面图。这些通风的空间是一家现代、有远见的公司的标志，尤其是在科技界，但它们也会增加分心、压力和沮丧。

在JotForm，我们的产品端员工在由四到六个人组成的小型跨职能团队中工作。每个小组都包括开发人员，设计师，数据科学家，UX专家和其他适当的角色。每个团队也有专门的办公室，有一个大白板和一扇关闭的门。

我们发现，在私人空间工作的团队不必计划正式会议。他们可以来回讨论想法，并在必要时分享反馈。当他们需要安静的工作时间时，他们也可以确保这种情况发生。这一切都取决于团队。

我意识到这种安排对每个人来说都是不可能的，尤其是当你在建立一家新公司并且预算紧张的时候。但是，请考虑您还可以做些什么来减少长时间的会议，从在一天中的设定时间创建 “办公时间”，或者使用Slack或其他即时消息工具进行快速请求。

4.改为发送电子邮件反馈。

电子邮件已经成为创业世界最受欢迎的出气筒之一。人们在愤怒的博客帖子、文章和论坛上发泄他们的收件箱仇恨。我明白了。在最坏的情况下，电子邮件可能会感觉像是一条永不停止的数字皮带。“离我们的工作收件箱只有一天了，” 布莱恩·鲁夫金 (Bryan Lufkin) 在《bbc Capital》杂志上写道，“我们害怕不得不翻阅大量的新电子邮件，这些邮件等待礼貌的回应、深思熟虑的反馈，以及三心二意的承诺，“ 触摸基地 ”或“ 回圈 ”。“

然而，在电子邮件和会议之间的笼子里，我会打赌电子邮件。每次。这也不是因为我不想与人交谈或与我的员工交往。相反，我想在自己的时间上提供深思熟虑的反馈-几乎总是在每天结束时。那是我争取收件箱零的时候。

5.让每次会议都计数

富有成效的会议有一个明确的目标。他们应该引入新的、有用的和可操作的信息，他们不应该试图在一个会话中完成11件单独的事情。遵循这些规则是确保每次会议都能达到目的的最佳方法。对你的指导方针保持无情，每个人都会开始期待一场尖锐、快节奏的聚会。

所有的反会议反弹都会让你觉得任何登机都是在浪费时间。我相信这与事实相去甚远。当会议快速高效，并且实现了既定目标，同时使参与者保持一致时，它们可能会非常有价值。毕竟，商业是一项团队运动 -- 即使你没有一起跨越大陆的鸿沟。

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