像专业人士一样管理日程的7个技巧

IBM前首席执行官卢·格斯特纳 (Lou Gerstner) 曾经说过的话一直困扰着我: “永远不要让任何人拥有您的时间表。”这很简单，很明显，但很天才。

这些年来，每当我不遵循这个建议时，我都会感到压力很大，没有生产力。渐渐地，我了解到计划和遵循常规会对我的感觉和完成方式产生巨大的影响。以下是一些可以帮助我管理日程安排的事情，您可能会发现它们有所帮助:

1.创建例程

无论您在做什么，都要创建一个例程。阻止特定活动的时间，并坚持计划。将您的日历变成一堆块，然后将活动放入这些块中。无论什么没有计划，你都不会做。如果你想要空闲时间，计划一下。

你的常规可能会在一年中改变，但在任何给定的时间最好有一个计划。例如，如果您正在创建一家公司，并且需要进行客户发现，编码和招聘，则为每个活动确定优先级并阻止特定时间。日历应用程序是一个非常有用的工具

这是我制作的示例日历，说明了本文中的一些概念和想法。

2.小组会议和电话阻塞

例如，如果你需要召开外部会议，每周为这些会议封锁两天半，只在这些时间去外部会议。在办公室会议上做同样的事情。这样，你不仅创造了大量的会议时间，你还创造了其他的时间块，你将能够重要的工作。对电话做同样的事情，然后背靠背预订。

3.优化不同会议类型的时间

就我个人而言，我现在是30分钟会议和10分钟电话的忠实粉丝。我认为10分钟的通话是最初与某人联系或给某人快速建议的好方法。如果你更喜欢看这个人，而不仅仅是听他们说话，你可以做一个谷歌环聊或Skype。10分钟的通话之所以有效，是因为人们跳过了BS并做到了这一点。试试看。十分钟实际上很多时间，如果你集中注意力的话。我更喜欢在通常在家工作的星期五打这些电话。

我不是介绍性咖啡会议，午餐和晚餐的忠实拥护者。我非常喜欢和我已经认识的人一起喝咖啡和吃饭。这些会议通常是富有成效和乐趣的，但是当你第一次见到某人时，打电话或在办公室开一次实际的30分钟会议会更有成效。

以下是您可能想要预订的会议类型:

无论您举行什么会议，都要根据您的特定时间表将其分组。如果您觉得某种特定类型的会议需要更多或更少的时间，请相应地调整该块。

4.使用预约槽

Google日历中有一个很棒的功能，称为约会插槽。它允许您预订大量时间，然后将其分成几部分。例如，我可以预定三个小时的外部会议，然后将其分为三个会议-每个会议一小时。或者我可以预定一个小时的电话，然后将其分成6个电话，每个电话10分钟。还有一堆特定的工具，比如doodle，也可以做到这一点。

下一步是为不同的时间段创建bit.ly链接。你可以有一个外部会议的链接，另一个30分钟内部会议的链接，另一个10分钟通话的链接。然后，您共享这些链接，他们可以与您预订时间。我已经与Techstars候选公司进行了此操作，并且效果惊人。它最大限度地减少了电子邮件的来回，并为我和公司节省了大量时间。

这对每个人都不起作用，因为有些人可能会觉得这很粗鲁。无论如何，如果您不愿意将链接发送给某人，那么您可以使用自己的约会时间，建议几个会议时间，然后自己预订特定的约会时间。

如果您要与某人见面，请务必提出几个具体的替代时间，例如星期二下午4:30或下午5点星期三。大卫·蒂施 (David Tisch) 发表了精彩的演讲，内容涉及安排会议和更多沟通基础知识。

5.阻止电子邮件的时间

这是整个帖子中最重要的提示。电子邮件将拥有你，除非你拥有它。要拥有您的电子邮件，您必须避免一直这样做。为此，您需要安排发送电子邮件的时间。这绝对是必须的。事实上，它是如此重要，我写了一整篇关于管理电子邮件的文章。

6.计划你的锻炼和家庭时间

除非你把它放在日历上，否则它不会完成。好吧，这适用于您的锻炼和与家人在一起的时间。无论你是早上、下午还是晚上去，一周做三次还是每天，把锻炼时间放在日历上。我的朋友兼导师Nicole glaros非常清楚地表明，直到上午10点，她的早晨都属于她。根据天气的不同，她会去人行道或健身房，很少偏离常规。

与您的家人和重要的其他人在一起的时间也是如此。如果您像我一样是工作狂，除非您提前预订并训练自己及时拔掉电源，否则您最终将从家人那里偷走时间。许多业内人士都谈到计划家庭时间。我最喜欢的是布拉德·费尔德，他经常谈论这件事。

7.实际上管理你的时间

我经常考虑我的时间。我在想它会去哪里。我考虑在哪里可以得到更多，以及如何优化它。当我运行GetGlue时，我有一个助手在管理我的时间。她很棒。但是当我加入Techstars时，我决定自己管理日历。我不得不承认，我对这个决定感到高兴。

我发现自己在思考自己在做什么，与谁见面以及为什么要更多。我每周都会和很多人见面。在选拔过程中，我的日程安排特别疯狂。但是，由于我管理日历，遵循常规，计划会议并使用约会时间，因此我发现自己的不知所措和压力较小。

拥有我的日历并计划我的日子和星期使我成为一个更快乐，更有生产力的人。我希望这篇文章也能帮助你到达那里。

我很想听听你的生产力建议。你如何管理你的时间？你如何处理你的日历？你用什么工具？请在下面的评论部分分享。

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