大多数企业主忽略的12种专业人士的发票技术

你是新来开发票的吗？如果是这样，一开始可能会显得乏味和复杂。但是，您仍然可以通过以下12种大多数企业主忽略的开发票专业技术来掌握开发票的技巧。

1.熟悉基本知识。

无论您是外包账单还是决定自己进行开票，每位开票专家都花时间对自己进行开票基础知识的教育，以便他们可以按时获得付款。

首先，他们知道每张发票都应该包括:

专业标题，包括您和您的客户的联系信息。发票编号和截止日期。服务的分项细目。您的条款和条件，例如退货政策和滞纳金。您希望如何获得付款。

此外，他们知道如何使用发票软件 (如 “到期”) 生成定制发票，以及何时在可预测的时间发送发票。这可以是你的工资周期，比如每周，也可以是你客户的工资周期，比如每个月的第一个。

2.不要等待获得报酬。

您等待发送发票的时间越长，将钱存入您的银行帐户所需的时间就越长。而且，这对您的现金流不利。事实上，我们发现，如果你在90天内没有得到付款，只有18% 发票会得到付款。

如上所述，确定发送发票的最佳时间。询问您的客户何时制定他们的薪资时间表，或者建立适合您需求的自己的薪资周期。例如，如果你的大部分费用在每个月的20号到期，那么你需要确保在到期日之前你已经发送和支付了所有的发票。

如果你不确定，至少每周留出时间给你的客户开发票，或者在项目完成后立即给你的客户开发票。

3.使用发票软件。

创建纸质发票是一种过时的做法。即使使用文字处理器现在也已经过时了。相反，发票专业人员使用的发票软件可以快速创建和发送电子发票。

这些软件还具有设置定期付款和发送自动付款提醒的功能等功能。

选择开票平台时，如:

您的企业具体需要哪些功能？这个平台对你的企业有效吗？你愿意付多少钱？平台容纳多少员工和客户？它是用户友好的吗？它与多种语言、货币和支付网关兼容吗？它会自动备份您的数据吗？有哪些安全措施？有24/7支持吗？它是可扩展的吗？评论怎么说？

4.捕捉你所有的工作。

您的收入是基于可计费的时间还是已完成的任务和项目？如果是这样，那么您将需要一个能够捕获和跟踪这些元素的发票系统。原因是什么？它可以确保您刚刚完成的辛勤工作会得到补偿。

例如，时间跟踪工具将准确捕获您在特定任务或项目上花费的可计费时间，这样您的客户就不会觉得您在向他们收取过多费用。

5.标记您的发票。

在发票上包含徽标是加快付款速度的最有效方法之一。它使您的发票与众不同，并显示出专业精神。

除了你的标志，加入你的品牌的颜色，并找到一个与你的品牌相匹配的模板。例如，如果您是图形设计师，则应该创建自己的模板来展示您的技能，而不是通用且平淡的paypal发票。

6.了解相关的发票条款。

发票仅与发票中包含的付款条款和条件一样好，这就是为什么您需要熟悉发票条款的原因，例如:

包括成本、金额、交付、付款方式和预计付款时间的销售条款。提前付款，如50% 首付。立即付款，这意味着在交付产品或服务时预计付款。Net 7,10，30,60或80。使用 “天” 代替 “净”。请记住，要保持您的条款简短，例如 “请在10天内付款。” 2/10 Net 30，这意味着 “请在10天内付款并节省2%”。客户有机会在一段时间内支付发票的信用额度。当客户比较价格时，会使用报价和估算。定期发票用于持续的服务，这样您就可以自动预期每月在同一天支付。利息发票是发票，连同由于延迟付款而累积的利息费用。发票保理是指您将未付发票出售给保理公司。

7.给合适的人开发票。

我见过的开票新手最常见的错误之一是假设他们的联系人是负责处理付款的同一个人。如果你在一家小企业工作，情况可能就是这样，但你的客户很可能有其他人在管理他们的账单。

为了加快付款过程，找出负责向你支付发票的人，这样你就可以直接通过电子邮件将账单发送给他们。

8.查看您的合同。

如果你生活在一个完美的世界里，生意就会握手。不幸的是，情况就是这样。writtencontract概述了项目的范围以及如何以及何时获得补偿，可以保护您和您的客户。如果你的客户没有提出合同，确保你提出了。

在发送任何发票之前，请快速查看合同以确保所有内容都正确。例如，如果合同规定只能通过支票付款，但发票上说要通过贝宝付款，那么你需要改变付款方式，这样就不会有任何混淆。

9.系统地分配发票编号。

当客户没有按时付款时，当您引用 “发票 #7061” 而不是 “我上个月某个时候发送的发票” 时，他们和您更容易跟踪发票。

在为发票分配数字时，请确保它是系统的、一致的和按时间顺序的。例如，您可以按年份指定发票。在这种情况下，2017052将是您2017年发送的第52张发票。

其他人使用项目或客户端的代码。例如，DUE09将是第9张到期发票。

10.自动化跟进。

追逐迟到的薪水从来都不好玩。但是，这也很耗时。选择一个为您发送自动延迟付款提醒的发票平台，而不是浪费您的工作日发送电子邮件和电话。

除了延迟付款提醒外，大多数发票解决方案还会提醒客户即将到来的到期日，并自动为您提供2% 的提前付款折扣等激励措施，以便在到期日之前付款。

11.保留副本。

虽然发票软件是必要的，但你不应该仅仅依靠这个软件来创建和存储你的记录。确保将所有发票存储在云中或计算机的本地存储中，以防万一技术失败。而不是完全丢失发票，它可以很容易地取回。

12.感谢他们，并请他们也感谢您。

礼貌地说 “请” 和 “谢谢” 可以增加按时支付发票的百分比。此外，它向您的客户表明您感谢他们的业务。

除了礼貌之外，还可以通过给他们一些额外的工作，给他们折扣，要求他们提供反馈，或者与他们分享一篇文章的链接来表达你的感激之情，客户可以用它来解决一个痛点。

而且，别忘了请他们提供证明。通过问他们 “我做得怎么样”，你可以改善你的业务。

而且，作为额外的奖励，您知道可以在网站上自豪地显示一个证明。

(黛安娜·兰普顿)

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